거래명세서, 세금계산서, 청구서를 매번 다시 묻는 이유

지식iN에서 "거래명세서"를 검색하면 상위에 이런 질문들이 나옵니다.

• 거래명세서랑 세금계산서랑 같은 용도인가요
• 견적서 납품서 거래명세서의 차이가 뭔가요
• 거래명세서와 청구서는 동일한 서류인가요
• 거래명세서 법적효력
• 거래명세서 날짜와 세금계산서 날짜가 서로 같아야 하나요

몇 년에 걸쳐 올라온 질문인데 내용이 거의 같습니다. 답변도 달려 있습니다. 그런데도 같은 질문이 계속 새로 올라옵니다.

질문이 사라지지 않는 이유

실무자가 공부를 안 해서가 아닙니다. 넷 중 하나만 법이 정해 두었기 때문입니다.

세금계산서는 부가가치세법이 기재사항과 서식을 정합니다. 그래서 홈택스가 그 모양을 그려 주고, 적격증빙으로 인정되고, 발급 기한이 있습니다. 누구에게 물어도 같은 답이 나옵니다.

나머지 셋은 그렇지 않습니다. 거래명세서, 납품서, 청구서는 법이 서식도 발행 의무도 정하지 않은 문서입니다. 거래 당사자끼리 확인하려고 주고받는 종이입니다.

그 결과가 이렇습니다.

• 이름이 섞입니다. 어떤 회사는 같은 문서를 거래명세서라 부르고, 어떤 회사는 납품서라 부르고, 어떤 회사는 거래명세표라고 씁니다.
• 양식이 회사마다 다릅니다. 어느 쪽도 틀린 게 아닙니다. 기준이 없으니까요.
• 경계 질문이 계속 생깁니다. "이건 어디까지 적어야 하나요"에 답이 없습니다.

그래서 검색하면 답변마다 조금씩 다릅니다. 읽는 사람은 더 헷갈립니다.

실무에서 실제로 갈리는 세 가지

경계가 흐릿한 지점은 사실 정해져 있습니다. 이 셋만 사내에서 합의하면 질문이 거의 끝납니다.

무엇을 증명하는 문서인가

• 거래명세서 — 무엇을 얼마나 넘겼는지. 받는 쪽이 물건과 대조하는 종이입니다.
• 세금계산서 — 세무상 증빙. 매입세액 공제의 근거입니다.
• 청구서 — 대금을 달라는 의사표시. 지급 기한과 계좌가 주인공입니다.
• 견적서 — 거래 전에 제시하는 조건. 아직 거래가 아닙니다.

한 장에 두 역할을 겹쳐 담는 회사도 많습니다. 거래명세서 아래에 계좌를 적어 청구서를 겸하는 식입니다. 문제될 것은 없지만, 받는 쪽 경리가 무엇으로 처리할지 헷갈립니다. 겸한다면 문서에 그렇게 적는 편이 낫습니다.

날짜를 맞춰야 하는가

가장 많이 나오는 질문입니다. 답은 법적으로 반드시 일치해야 하는 것은 아니다입니다.

세금계산서의 작성일자는 부가가치세법이 정하는 공급시기를 따릅니다. 거래명세서 날짜는 실제로 물건이 나간 날입니다. 월합계로 발행하거나, 중간지급 조건이거나, 선발행한 경우에는 자연스럽게 달라집니다.

다만 설명할 수 있어야 합니다. 둘이 다른 데 이유가 없으면 나중에 소명 요청이 왔을 때 근거가 없습니다. 월합계라면 명세서에 대상 기간을 적어 두는 것으로 충분합니다.

법적 효력이 있는가

세무상 증빙은 아닙니다. 하지만 거래 사실을 입증하는 자료로는 쓰입니다. 인수자 서명이나 날인이 있는 거래명세서는 물건을 받았다는 증거가 되고, 분쟁이 생겼을 때 그 한 칸이 실제로 쓰입니다.

그래서 인수자 확인란은 장식이 아닙니다. 받는 쪽이 서명하지 않고 돌려주는 관행이라면, 최소한 수령 사실을 메일로라도 남기는 편이 낫습니다.

양식을 직접 만든다면

여기까지 정리하고 나면 남는 일은 하나입니다. 우리 회사 양식을 한 벌 정해서 그것만 유지하는 것. 표준을 찾는 일은 처음부터 답이 없습니다.

엑셀로 충분히 됩니다. 실제로 오래 쓰는 방법을 적습니다.

시트를 둘로 나눕니다

• 거래처 시트: 상호, 대표자, 등록번호, 주소, 업태, 종목을 한 줄에 하나씩
• 명세서 시트: 인쇄할 양식

명세서의 거래처 칸은 직접 입력하지 않고 조회합니다.

=VLOOKUP($C$3, 거래처!$A:$F, 3, FALSE)

$C$3 에서 거래처만 고르면 등록번호와 주소가 따라옵니다. 열 자리 숫자를 손으로 옮기다 한 자리 틀려 전화를 받는 일이 없어집니다.

한글 금액은 함수로 뽑습니다

="일금 " & NUMBERSTRING(F20,1) & " 원정"

두 번째 인자가 1 이면 한글, 2 면 한자입니다. 숫자를 고치면 한글도 같이 바뀌므로 둘이 어긋나지 않습니다.

다만 이 함수는 도움말에 나오지 않는 숨은 함수입니다. 자동완성에 뜨지 않고 일부 버전에서는 동작하지 않습니다. 쓰기 전에 빈 칸에 넣어 확인하세요.

인쇄를 먼저 맞춥니다

• 페이지 레이아웃에서 인쇄 영역을 양식 범위로 지정
• 반복할 행에 표 머리글을 지정 — 품목이 두 장으로 넘어가도 머리가 따라갑니다
• 배율은 자동 맞춤 대신 고정 — 자동이면 품목 수에 따라 글자 크기가 매번 달라집니다

한번 만들어 계속 사용합니다.

많은 회사가 이렇게 몇 년을 씁니다.

• 처음 만드는 데 반나절. 대부분 인쇄 설정을 맞추는 시간입니다.
• 품목 행 수가 크게 바뀌면 손이 갑니다. 8줄 양식에 20줄을 넣으면 페이지 나눔을 다시 봐야 합니다.
• 파일이 사람을 따라 갈라집니다. 영업부 파일과 경리부 파일이 달라지고, 어느 쪽이 최신인지 모르게 되는 시점이 옵니다.
• 여러 건을 한 번에 만들려면 매크로입니다. 거래처 스무 곳에 월말 명세서를 보내려면 VBA 를 쓰거나 스무 번 저장합니다.

마지막 둘이 회사가 커지면서 아파지는 지점입니다.

양식을 파일이 아니라 데이터로 두면

다른 접근은 양식을 한 번 정의해 두고 거래 건마다 값만 보내는 것입니다.

• 양식이 한 벌입니다. 영업부와 경리부가 같은 것을 봅니다. 고칠 일이 생기면 한 곳만 고칩니다.
• 품목 수에 맞춰 표가 늘어납니다. 4줄이든 30줄이든 합계와 비고가 따라 내려갑니다.
• 여러 건을 한 번에 만듭니다. 행 스무 개짜리 표를 올리면 PDF 스무 장이 나옵니다. 스프레드시트로 만드는 방법이 그것입니다.

갤러리의 거래명세서는 널리 쓰이는 구성으로 그려 둔 것입니다. 공급자와 공급받는자를 나란히 두고, 합계금액을 한글과 숫자로 함께 적고, 품목 표 아래에 공급가액 합계·세액 합계·비고·인수자 확인란을 둡니다. 앞에서 말했듯 표준이 없으므로 이것도 표준이 아닙니다. 출발점일 뿐입니다.

바꿀 수 있는 것은 문서 모델에 다 있습니다. 규격 열을 빼려면 열 하나를 지우고, 인수자 서명란을 키우려면 높이를 바꿉니다. 청구서를 겸하려면 계좌 칸을 더합니다.

저희가 이 문서를 만들면서 한 번 걸린 것이 있습니다. 표 아래에 둔 합계와 비고가 제목 위로 올라가 찍혔습니다. 표가 데이터에 따라 길어지는 구조라 그 아래 요소의 좌표를 다르게 잡아야 했습니다. 한 번 맞춰 두면 품목이 몇 줄이든 같은 자리에 옵니다.

한계를 먼저 아는 편이 낫습니다. 한 번에 만들 수 있는 문서는 2,000건까지, 한 문서는 100쪽까지입니다. 도장 이미지를 넣는다면 한 장당 320KB를 넘지 않아야 하고, 이미지는 파일로 함께 보내야 합니다 — 링크 주소를 적으면 가져오지 않습니다.

이 문서로는 할 수 없는 일

세금계산서를 대신하지 않습니다. 양식이 아무리 잘 만들어져 있어도 적격증빙이 되지 않습니다. 세금계산서는 홈택스나 전자세금계산서 사업자를 통해 별도로 발행해야 합니다.

전자서명이 들어가지 않습니다. 인수자 확인란은 서명할 자리를 만들 뿐이고, 실제 서명은 받는 쪽이 종이에 하거나 별도 서명 서비스를 씁니다.

값이 틀린 것은 잡아주지 않습니다. 공급가액과 세액이 맞는지는 보내는 데이터가 책임집니다. 양식은 받은 숫자를 정확히 그립니다. 틀린 숫자도 정확히 그립니다.

정리하면

지식iN의 그 질문들이 사라지지 않는 이유는 법이 하나만 정해 두었기 때문입니다. 세금계산서에는 정답이 있고 나머지 셋에는 없습니다.

그러니 바깥에서 표준을 찾는 대신 사내에서 셋을 정하세요.

• 각 문서가 무엇을 증명하는가 — 인도 확인인가, 세무 증빙인가, 대금 청구인가
• 날짜가 다를 수 있는 경우와 그 이유를 어디에 적을 것인가
• 인수 확인을 어떤 형태로 남길 것인가

이 셋을 한 장으로 적어 두면 신입이 들어와도 같은 질문을 다시 하지 않습니다. 양식은 그 다음 문제이고, 엑셀이든 다른 방법이든 그때 고르면 됩니다.